Politique de confidentialité

Préambule

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et complète la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée. Pour AUTOMOBILES RÉUNION, la protection de vos données est une priorité : cette politique explique pourquoi vos données personnelles sont collectées et traitées, comment elles le sont, quels droits vous détenez et comment les exercer.

Une donnée à caractère personnel correspond à toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement (nom, prénom, adresse, e-mail, téléphone, numéro de contrat). Un traitement désigne toute opération portant sur ces données : collecte, stockage, transmission, suppression, archivage, sur papier comme sur support informatique. Le responsable de traitement est celui qui détermine les finalités et les moyens de chaque traitement.

AUTOMOBILES RÉUNION se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment ; toute modification prend effet immédiatement. Le document reste accessible depuis toutes les pages du site.

Article 1 : pourquoi avons-nous besoin de vos données ?

De façon générale, AUTOMOBILES RÉUNION ne traite aucune de vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.

Clients et prospects

• Gestion des clients : contrats, traitement des commandes, livraisons, factures, comptabilité, gestion des comptes clients.
• Gestion du programme de fidélité.
• Suivi de la relation client : enquêtes de satisfaction, gestion des réclamations et du service après-vente.
• Sélection de clients pour réaliser des études, sondages et tests produits.
• Prospection : opérations techniques de prospection (normalisation, enrichissement, déduplication), sélection de personnes pour des actions de fidélisation, d'étude, de sondage, de test produit et de promotion, réalisation d'opérations de sollicitations, élaboration de statistiques commerciales, organisation de jeux-concours ou d'opérations promotionnelles, à l'exclusion des jeux d'argent et de hasard en ligne.
• Actualisation des fichiers de prospection par l'organisme en charge de la gestion de la liste d'opposition au démarchage téléphonique, en application du code de la consommation.
• Gestion des demandes de droit d'accès, de rectification et d'opposition.
• Gestion des impayés et du contentieux, sans porter sur des infractions ni entraîner l'exclusion du bénéfice d'un droit, d'une prestation ou d'un contrat.
• Gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus.
• Sous réserve de votre consentement, réception d'offres commerciales des partenaires d'AUTOMOBILES RÉUNION, dont la liste figure à l'article 12.

Fournisseurs

• Gestion des fichiers fournisseurs : opérations administratives liées aux contrats, commandes, livraisons, factures et comptabilité des comptes fournisseurs.
• Sélection de fournisseurs pour les besoins d'AUTOMOBILES RÉUNION.
• Tenue d'une documentation sur les fournisseurs.

Candidatures à un emploi

Gestion des candidatures et vérification des compétences professionnelles du candidat au regard du poste à pourvoir ou des postes susceptibles d'être pourvus.

Article 2 : comment vos données sont-elles collectées ?

Les données que vous nous communiquez directement par formulaire

Les informations recueillies dans les formulaires du site sont enregistrées dans l'outil de gestion de la relation client (CRM) HubSpot, sur un portail dédié à Automobiles Réunion hébergé sur un serveur situé aux États-Unis (Virginie), chez Amazon Web Services. Les données marquées d'un astérisque doivent obligatoirement être fournies : à défaut, nous ne pouvons pas vous fournir le contenu demandé.

De façon générale, vos données sont également collectées lorsque vous échangez avec un collaborateur d'AUTOMOBILES RÉUNION par tout autre moyen, dans le seul but de donner suite à votre demande : e-mail, téléphone, prise de rendez-vous sur un agenda en ligne avec un commercial.

Les données personnelles qui nous sont communiquées

Dans le cadre de la gestion des candidatures, des cabinets de recrutement ou des agences d'intérim sont susceptibles de transmettre à AUTOMOBILES RÉUNION des CV et lettres de motivation.

Les données que nous collectons automatiquement

Nous collectons automatiquement certaines informations lorsque vous accédez au site, notamment relatives à votre navigation, au moyen de cookies et d'autres technologies de suivi, pour améliorer la navigation et réaliser des statistiques de visite. Lorsque des traceurs soumis à consentement sont utilisés, votre consentement est recueilli préalablement et vous pouvez le retirer à tout moment : voir la politique de cookies.

Article 3 : sur quelles bases légales traitons-nous vos données ?

Exécution des relations contractuelles

Vos données sont nécessaires à l'exécution du contrat auquel vous avez souscrit ou souhaitez souscrire. Sur cette base, tout refus de communiquer vos données empêchera la conclusion et l'exécution du contrat. Sont concernées la gestion des clients (contrats, commandes, livraisons, factures), le suivi de la relation client (réclamations, service après-vente) et la gestion des impayés et contentieux. Les demandes entrantes (brochure, essai, contact) relèvent en principe des mesures précontractuelles prises à votre demande, au sens de l'article 6 du RGPD.

Respect d'une obligation légale

• Obligations comptables applicables à la gestion des comptes clients et fournisseurs.
• Gestion des demandes de droit d'accès, de rectification et d'opposition.
• Vérification de l'âge d'un participant à un jeu-concours.
• Actualisation des fichiers de prospection auprès de l'organisme gérant la liste d'opposition au démarchage téléphonique.

Votre consentement

Sous réserve de votre consentement préalable, nous pouvons vous transmettre des offres commerciales sur nos produits et services, des fiches pratiques et informations, et vous adresser les offres de nos partenaires. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité du traitement fondé sur le consentement et mis en œuvre avant ce retrait.

Nos intérêts légitimes

• Mise à jour de vos données dans notre base clients, programme de fidélité, enquêtes de satisfaction.
• Sélection de clients pour études, sondages et tests produits, organisation de jeux-concours, gestion des avis.
• Gestion des précontentieux, contentieux et impayés, établissement de statistiques financières et commerciales.
• Transmission d'offres commerciales aux professionnels, avec possibilité de s'y opposer à tout moment.
• Sélection des fournisseurs et tenue d'une documentation fournisseurs.
• En matière de recrutement, vérification des compétences professionnelles du candidat au regard du poste à pourvoir.

Article 4 : combien de temps conservons-nous vos données ?

Vos données sont conservées le temps nécessaire à la réalisation des finalités visées à l'article 1, majoré des délais légaux de prescription. Pour plus de précisions, vous pouvez contacter notre DPO : dpo@gbh.fr.

Ensemble des contacts

Trois ans à compter de votre dernière demande (abonnement au blog, abonnement aux offres commerciales, candidature) ou de vos dernières interactions (ouverture ou clic sur un e-mail marketing, formulaire). Au terme de ce délai, nous pouvons reprendre contact pour savoir si vous souhaitez que vos données soient conservées pour une durée renouvelée de trois ans. Sans réponse positive et explicite, vos données sont supprimées ou archivées conformément aux dispositions en vigueur.

Certaines données peuvent être archivées pour répondre à une obligation légale ou à des fins probatoires, notamment en cas de litige ou de réclamation en cours, pendant le temps nécessaire à son règlement selon les règles de prescription applicables. Vos données peuvent également être conservées à des fins d'analyses et de statistiques après anonymisation irréversible.

En cas d'exercice du droit d'accès ou de rectification, les données relatives aux pièces d'identité peuvent être conservées un an. En cas d'exercice du droit d'opposition, elles peuvent être archivées trois ans. Les données de carte bancaire ne sont en aucun cas collectées par AUTOMOBILES RÉUNION. Si vous vous opposez à la prospection, les informations permettant de prendre en compte cette opposition sont conservées au minimum trois ans, sans autre usage.

Prospects

Trois ans à compter de votre dernière demande commerciale (réception d'une brochure, demande d'essai, intérêt pour une offre spéciale) ou de vos dernières interactions, avec la même possibilité de renouvellement pour trois ans.

Clients

Dix ans à compter de votre dernier achat de véhicule. Cette durée garantit le respect des obligations légales relatives à la sécurité des véhicules et aux rappels. Sans opposition de votre part, vos données peuvent également être utilisées en prospection commerciale pendant trois ans après votre dernière interaction.

Fichiers fournisseurs

Les données recueillies pour la gestion des fichiers fournisseurs sont conservées conformément aux dispositions légales applicables.

Candidats

Trois ans à compter de la dernière interaction ou du dernier contact, les données étant destinées au service RH d'AUTOMOBILES RÉUNION.

Article 5 : quels sont vos droits et comment les exercer ?

L'exercice de vos droits

Par e-mail à dpo@gbh.fr, ou par courrier à AUTOMOBILES RÉUNION, à l'attention du DPO, 11 boulevard du Chaudron, 97490 Sainte-Clotilde. Indiquez le motif de la demande, la société concernée (AUTOMOBILES RÉUNION) et l'adresse à laquelle doit parvenir la réponse. En cas de doute raisonnable, une copie recto verso d'une pièce d'identité en cours de validité peut vous être demandée.

La réponse est adressée dans un délai maximum d'un mois à compter de la réception de la demande, prolongeable de deux mois en raison de la complexité ou du nombre de demandes. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou directement sur cnil.fr.

Article 6 : à qui transmettons-nous vos données ?

Fichiers clients et prospects

• Personnel habilité des services marketing, commercial, relation client et prospection, administratifs, logistiques et informatiques, ainsi que leurs responsables hiérarchiques.
• Personnel habilité des services de contrôle (commissaire aux comptes, procédures internes de contrôle).
• Personnel habilité des sous-traitants d'AUTOMOBILES RÉUNION.
• Organismes, auxiliaires de justice et officiers ministériels dans le cadre du recouvrement de créances.
• Organisme en charge de la gestion de la liste d'opposition au démarchage téléphonique.
• Sous réserve de votre consentement préalable, les partenaires d'AUTOMOBILES RÉUNION.

Fichiers fournisseurs

• Personnels des achats, services administratifs et comptables, leurs supérieurs hiérarchiques et les personnes liées contractuellement pour assurer la comptabilité.
• Personnes chargées du contrôle : commissaires aux comptes, experts-comptables, service des procédures internes.
• Entreprises extérieures liées contractuellement pour l'exécution du contrat.
• Organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales.
• Auxiliaires de justice et officiers ministériels dans le cadre du recouvrement de créances.
• Organismes financiers teneurs des comptes mouvementés.

En matière de recrutement, les données des candidats sont destinées au service RH d'AUTOMOBILES RÉUNION.

Article 7 : vos données sont-elles transférées hors UE ?

Les données personnelles d'AUTOMOBILES RÉUNION sont actuellement hébergées sur des serveurs situés aux États-Unis. Ce transfert est encadré par les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne (CCT 2021) et par l'accord de sous-traitance (DPA) de HubSpot, garantissant un niveau de protection adéquat.

Notre sous-traitant met en œuvre des mesures de sécurité renforcées : chiffrement, contrôles d'accès, certifications ISO 27001 et SOC 2. Vous conservez l'ensemble de vos droits d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition et de portabilité sur vos informations personnelles.

Article 8 : comment sécurisons-nous vos données ?

AUTOMOBILES RÉUNION met en œuvre les mesures techniques, physiques et organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données lors de leur collecte, de leur traitement et de leur transfert. Nos infrastructures sont protégées contre les logiciels malveillants ; la sécurité de votre terminal relève de votre responsabilité.

Lorsque nous faisons appel à des prestataires pour traiter une partie de vos données, nous vérifions qu'ils présentent des garanties suffisantes et leur faisons signer des clauses conformes à l'article 28 du RGPD.

En cas de violation de données, c'est-à-dire d'incident de sécurité compromettant l'intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de vos données, nous respectons les obligations imposées par le RGPD, notifions la CNIL dans les 72 heures lorsque cela est requis et vous en informons le cas échéant. Conformément à la réglementation, nous ne sommes pas tenus de vous informer lorsque les données sont rendues incompréhensibles pour un tiers non autorisé, lorsque des mesures écartent le risque, ou lorsque cette communication exigerait des efforts disproportionnés.

Article 9 : champs obligatoires

Les champs indiqués par un astérisque dans nos formulaires sont obligatoires. La seule conséquence d'un défaut de réponse est l'absence de prise en compte de votre demande. L'obligation de fourniture est contractuelle, car nécessaire à l'exécution du contrat auquel vous êtes partie ou aux mesures précontractuelles réalisées à votre demande, notamment en cas de demande d'informations ou de devis.

Article 10 : privacy by design et by default

Nous intégrons la protection des données dès la conception d'un projet, d'un service ou de tout outil manipulant des données personnelles : minimisation des données, limitation des finalités, respect de l'intégrité et de la confidentialité, limitation des durées de conservation.

Article 11 : accountability

• Adoption de procédures internes assurant le respect du règlement : charte informatique, charte de protection des données.
• Conservation d'une trace documentaire de tout traitement : registre des traitements, accords de confidentialité des salariés et prestataires, politique de sécurité, procédures de gestion des demandes d'accès, de rectification et d'opposition.
• Réalisation d'analyses d'impact (AIPD) pour les traitements présentant des risques particuliers au regard des droits et libertés, notamment la vidéoprotection de nos sites.

L'objectif est de disposer d'une documentation permettant de démontrer à tout instant le respect des règles relatives à la protection des données.

Article 12 : vidéoprotection de nos sites

Nos concessions, ateliers et parcs de véhicules peuvent être placés sous vidéoprotection aux seules fins de sécurité des personnes et des biens et de prévention des atteintes aux véhicules. Les caméras sont orientées sur les zones strictement nécessaires : accès, parcs véhicules, caisses et réserves. Aucune caméra ne filme les postes de travail de manière continue, les locaux de pause, les sanitaires ni les locaux syndicaux.

• Base légale : intérêt légitime d'AUTOMOBILES RÉUNION à protéger les personnes et les biens.
• Durée de conservation des images : 30 jours maximum, sauf procédure judiciaire en cours.
• Information : panneaux affichés à chaque entrée, mentionnant la finalité, le responsable de traitement, la durée de conservation et le contact du DPO.
• Accès aux images strictement limité aux personnes habilitées et journalisé.
• Droit d'accès aux images vous concernant auprès du DPO : dpo@gbh.fr.

Article 13 : liste des partenaires

La liste ci-dessous est régulièrement mise à jour par AUTOMOBILES RÉUNION. Vos données ne sont transmises à ces partenaires qu'avec votre consentement préalable.